后勤保障与服务中心采购管理实施细则
发布时间: 2022-09-19 浏览次数: 10


第一章  总则

第一条为规范后勤保障与服务中心采购管理工作,加强对采购管理工作的监督与管理,规范采购流程,提高资金使用效益,维护学校合法权益,依据《上海应用技术大学采购管理办法》,结合本部门的实际情况制定本办法。

第二条  使用学校资金有偿取得货物和服务的采购活动及行为,均应遵照本办法执行管理。

第三条后勤保障与服务中心的采购管理工作,应当严格执行学校制度、本部门的内控制度以及依照批准的预算执行,遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。


第二章  组织机构和职责

第四条后勤保障与服务中心通过建立采购工作(评审)小组,明确采购方式及相应的采购限额、采购流程及采购程序,规范评审内容,落实相关人员职责。

第五条采购工作(评审)小组组长由后勤保障与服务中心主任担任,成员由后勤保障与服务中心直属党支部书记、中心副主任、直属支部纪委委员等班子成员及中心相应的项目的业务负责人组成。

第三章  采购方式和采购限额

第六条后勤保障与服务中心自行采购主要采用直接采购和比选采购二种采购方式。

第七条除上海市当年集中采购目录中涉及的品目以外,预算金额在30万元以下的货物、服务项目可实行自行采购,均应纳入后勤保障与服务中心统一采购管理范畴。自行采购方式的选择应遵循以下规定:

(一)预算金额在2万元以下的项目,项目负责人可采用直接采购的方式从供应商处进行采购,采购结果须经中心业务分管领导批准;

(二)预算金额在2万元(含)至5万元内的项目,项目负责人可采用直接采购的方式从供应商处进行采购,采购结果须经中心采购工作(评审)小组会议批准;

(三)预算金额在5万元(含)至10万元内的项目,采用比选方式(不低于三家)采购,采购结果须经由本项目分管领导(担任组长)及项目相关工作人员组成的评审小组评审确定,采购结果须经中心采购工作(评审)小组会议批准;

(四)预算金额在10万元(含)至30万元内的项目,采用比选方式(不低于三家)采购,采购结果须经采购工作(评审)小组评审确定。如采购项目涉及学校“三重一大”,则评审结果须按学校“三重一大”要求经部门决议通过;如有需要,项目可委托学校采招办代为采购。

第八条 对于直接影响学校师生正常教学及生活秩序且存在安全隐患的紧急抢修项目,后勤保障与服务中心可安排维保单位或遴选签约供应商直接采购或维修,项目结束后及时办理相应手续。

第四章  采购主要流程

第九条直接采购(预算金额在2万元以下的项目),由项目采购人提出采购申请并填写《后勤保障与服务中心采购申请表》,经中心业务分管领导、中心招标分管领导、中心主任审核批准后按照“公平透明、比质比价”的原则实施采购。

第十条直接采购(预算金额在2万元(含)至5万元内的项目)项目负责人按照“公平透明、比质比价”的原则实施采购。

采购流程为:

(一) 采购项目批准立项并落实经费后,由项目负责人或授权委托人,通过线上提出采购申请(≥2万元)并提交需求内容;

线上申请方式为上海应用技术大学信息门户上(OA)→资产管理→采购管理系统;

(二) 申请经后勤保障与服务中心负责人、学校相关职能部门审核同意后,项目负责人实施采购;

(三) 确定供应商后,由项目负责人或授权委托人根据《上海应用技术大学采购合同(样稿)》与供应商商订合同条款,根据中心合同流转制度及学校相关规定及时流转并完成签订合同,合同须经项目负责人或委托人和供应商代表双方签字、单位盖章;

(四) 依据合同条款履约验收并报销。

第十一条  比选采购(预算金额在5万元(含)至10万元内的项目)项目采购人提出采购申请并填写《后勤保障与服务中心比选文件(采购需求)内部流转表》,经中心业务分管领导、中心招标分管领导、中心主任审核批准后按照“公平透明、比质比价”的原则实施采购。

采购流程为:

(一) 采购项目批准立项并落实经费后,由后勤保障与服务中心项目负责人通过线上提出采购申请并提交需求文件;

(二) 申请经后勤保障与服务中心负责人、学校相关职能部门审核同意后,根据后勤保障与服务中心制定的采购管理实施细则进行比选采购;

(三) 编写比选文件并在网上(部门网站)发布公告;

(四) 由本项目分管领导(担任组长)及项目相关工作人员组成的评审小组进行比选评审并确定供应商:在不少于3家供应商提供正式产品或服务报价后,在资格性符合性满足的前提下以最低价成交为原则进行评审,最终确定成交供应商。

(五) 确定成交供应商后,后勤保障与服务中心将比选材料交至学校采招办审核,通过后由其出具成交通知书。比选材料清单如下:

1.采购申请;

2.比选公告;

3.比选文件(项目需求);

4.响应文件;

5.评审结论。

(六) 发布成交供应商公告(和比选公告相对应);

(七) 后勤保障与服务中心根据《上海应用技术大学采购合同(样稿)》与供应商商定合同条款,根据学校相关规定及时流转签订合同,流转时附上成交通知书,合同须经项目负责人或授权委托人和供应商代表双方签字、单位盖章;

(八) 依据合同条款履约验收并报销。

第十二条  比选采购(预算金额在10万元(含)至30万元内的项目)项目采购人提出采购申请并填写《后勤保障与服务中心比选文件(采购需求)内部流转表》,经中心业务分管领导、中心招标分管领导、中心主任审核批准后按照“公平透明、比质比价”的原则实施采购。

采购流程为:

(一) 采购项目批准立项并落实经费后,由后勤保障与服务中心项目负责人通过线上提出采购申请并提交需求文件;

(二) 申请经后勤保障与服务中心负责人、学校相关职能部门审核同意后,根据后勤保障与服务中心制定的采购管理实施细则进行比选采购;

(三) 编写比选文件并在网上(学校部门网站)发布公告;

(四) 中心采购工作(评审)小组进行比选评审并确定成交供应商:在不少于3家供应商提供正式产品或服务报价后,以比选文件中评审条件及要求为原则进行综合评审,确定最优性价比的供应商为成交单位。

(五) 确定成交供应商后,后勤保障与服务中心将比选材料交至学校采招办审核,通过后由其出具成交通知书。比选材料清单如下:

1.采购申请;

2.比选公告;

3.比选文件(项目需求);

4.响应文件;

5.评审结论。

(六) 发布成交结果公告(和比选公告相对应);

(七) 后勤保障与服务中心根据《上海应用技术大学采购合同(样稿)》与供应商商定合同条款,根据学校相关规定及时流转签订合同,流转时附上成交通知书,合同须经项目负责人或授权委托人和供应商代表双方签字、单位盖章;

(八) 依据合同条款履约验收并报销。

第五章  比选采购流程要点

第十三条  比选文件的编写可使用采招办提供的标准模板,内容包括:

(一) 供应商资格条件;

(二) 采购预算;

(三) 采购技术需求,主要应包括:

1.采购标的、需实现的相关功能或目标,以及需满足的各类资质要求;

2.采购标的须执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或其他标准、规范;

3.采购标的需满足的质量、安全、技术规格、服务标准、期限、效率等要求;

4.采购标的的范围、数量、项目实施或交付的时间和地点;

5.采购标的的验收标准、付款方式、售后质保等。

(四) 评审程序;

(五) 评审方法;

(六) 报价要求;

(七) 响应文件编制要求。

第十四条  比选评审程序和方法

要求:

1、 组建采购工作(评审)小组,3人及以上,项目负责人可委派1人作为代表;

2、采购工作(评审)小组认为有必要,可要求供应商对技术、商务、报价方面澄清、补充和二次报价;

3、评审完成后,采购工作(评审)小组应编写书面评审结论。

第十五条  后勤保障与服务中心选择邀请供应商的方式还是挂网公告报名的方式由中心采购工作(评审)小组决定;如挂网,则比选公告和成交结果公告需保持一致。

第六章  归档要求

第十六条  自行采购过程中相应文件由后勤保障与服务中心该项目负责人汇总之后交后勤保障与服务中心专人汇编存档,存档文件至少应包括以下内容:采购申请、比选文件、比选公告(若有)、成交公告(若有)、供应商响应文件、评审报告、成交通知书、合同。

第十七条  各类项目采购文件应妥善保存、不得伪造、涂改、隐匿或销毁。加强对采购管理的记录控制,妥善保管相关资料,完善归档,以备相关职能部门检查。

第七章  监督与检查

第十八条 后勤保障与服务中心采购管理工作接受学校采购与招标管理办公室、财务、审计、纪委(巡察工作办公室)等部门的监督检查。

第十九条  后勤保障与服务中心参与采购管理工作的人员均应遵守国家相关法律、法规及本市有关规定,按部门规定的权限、程序开展工作,坚持原则,廉洁自律,保守秘密,主动接受监督。

第二十条  在采购活动中,采购相关人员与供应商有利害关系的,必须依法回避。严禁利用工作之便徇私情、谋私利。

第二十一条  与评审工作无直接关系的任何单位和个人,不得以任何理由、任何方式干预和影响后勤保障与服务中心的采购评审活动。

第二十二条后勤保障与服务中心有关人员不得将依法必须进行招标、学校统一采购的项目化整为零,或以其他任何方式规避招标。

第二十三条后勤保障与服务中心有关人员在采购过程中,有违规违纪行为的,应当承担相应的责任。情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

第八章  附则

第二十四条  本办法未尽事宜,依据国家和上级文件执行。

第二十五条  本办法自发布之日起施行。

第二十六条  本办法由后勤保障与服务中心负责解释。




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